ingressam de alguma forma em uma função, profissão, são sempre instruídas sobre “O que”
fazer sendo ignorado o modo como se fazer o trabalho, principalmente aos detalhes que fazem
o diferencial para se obter uma maior eficiência e eficácia. Não basta ser especialista no que se faz, é que preciso ter noções da melhor maneira de realizar o trabalho.
- Como administrar melhor o seu tempo?
Tempo é das coisas mais indefiníveis e paradoxais: o passado já se foi, o futuro ainda
não chegou, e o presente se torna o passado, mesmo enquanto procuramos defini-lo, e como se
fosse um relâmpago, num instante existe e se extingue.
Na maioria dos casos, a análise revela que, com alguns ajustes, o indivíduo poderá
produzir muito mais, com menos dispêndio de esforços. Chama-se “trabalho inteligente”.
ORGANIZE UMA AGENDA DO TEMPO.
Para identificar com precisão como você ocupa o seu tempo, faça uma agenda, dimen-
sione exatamente o percentual de tempo utilizado em cada tipo de atividade. Pois não podemos
controlar nosso tempo se não sabemos exatamente como o estamos utilizando. Geralmente
somos levados a achar que sabemos como utilizamos nosso tempo, mas nem sempre isso é
verdade. O princípio básico para utilizar bem o tempo é priorizar as tarefas realmente impor-
tantes e que nos trazem maiores resultados, aquelas que sempre deixamos para executar depois
das mais fáceis!
Avaliar a forma como utilizamos nosso tempo é o primeiro passo que devemos dar, e
após isso questionar: Os resultados seriam melhores se eu pasasse o meu tempo trabalhando
em outra atividade? Como eu poderia executar as tarefas mais importantes com mais freqüên-
cia e eficiência?
Um outro aviso importante: Geralmente seus colegas de trabalho tem o costume de lhe passar material, assuntos e tarefas que não dizem respeito à sua atividade principal(ao seu
foco). Este tipo de material deve imediatamente ser retornado à pessoa que realmente deve dar
continuidade. Responda na própria correspondência e retorne imediatamente. Não deixe nada
entulhando sua mesa ou caixa postal de e-mail. Sempre que possível evite dar respostas como:
Vou ver e lhe retorno depois!. Assim que tiver um retorno lhe informo!. Dê as informações
necessárias já no momento para que a pessoa mesmo pesquise sozinha!. Não atue como
intermediário de nada. Você realmente sabe como usar seu tempo?
- Você realmente sabe como usar seu tempo?
A primeira medida para melhorar a utilização do tempo é verificar como ele vem sen
empregado. Muitas pessoas imaginam que sabem como usam seu tempo, mas quando eles s
registrados, numa “tabela de tempo”, o resultado é surpreendente para estes indivíduos.
Algumas situações comuns observadas numa tabela de tempo:
• Decisões sobre assuntos importantes;
• Conversas telefônicas que se estendem demasiadamente;
• Períodos de interrupções constantes;
• Concentração em assuntos poucos importantes;
• Períodos de “escravidão ao papel”, onde se manuseiam muitos papéis sem importância;
• Falta de tempo para pensar e planejar, ficando escravo da rotina;
• Períodos de grandes atividades consertando ou refazendo atividades anteriores.
Para efetivamente avaliar a utilização do tempo, é necessário questionar o efetivo uso
do mesmo.
Quanto tempo utilizar em cada tarefa?
A lei de Parkinson diz que o trabalho tende a preencher (ou adaptar-se) ao tempo
disponível ou alocado para ele. Se você alocar uma hora para uma determinada tarefa, terá
mais chances de terminar o trabalho dentro desse prazo, caso estabeleça duas horas para o
mesmo trabalho provavelmente utilizará as duas horas para o trabalho.
Estabeleça sempre a quantidade de horas e datas para conclusão de projetos, provalvelmente descobrirá um meio de fazê-lo dentro do prazo estabelecido por você, e sua produtividade
aumentará bastante.
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